Regolamento GSuite
G Suite for Education e Privacy
La nostra scuola utilizza gli strumenti e i servizi della piattaforma G Suite for Education messe a disposizione da Google. G Suite for Education offre gratuitamente le funzioni aziendali agli istituti non profit di istruzione primaria, secondaria e superiore negli Stati Uniti e in altri paesi. Affinché l’utilizzo sia conforme al GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ufficialmente regolamento n. 2016/679 dell’Unione europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy, pubblichiamo questa pagina informativa.
Chi può ottenere una utenza (account) istituzionale?
I docenti possono richiedere una utenza istituzionale all’amministratore della piattaforma. Su richiesta dei singoli docenti che intendono utilizzare gli strumenti e i servizi messi a disposizione e dopo il consenso esplicito dei genitori/tutori vengono creati tutte le utenze per tutti gli studenti delle classi coinvolte. Ricordiamo che in Italia l’età minima per creare un account personale su Google è di 16 anni. Un account scolastico può essere utilizzato anche da studenti di età inferiore.
Com’è garantito la riservatezza degli account?
Dopo la comunicazione della presente informativa e la sottoscrizione del modulo da parte dell’utente (per gli studenti il modulo dovrà essere sottoscritto dai genitori o dal tutore), sarà data la password di primo accesso usa e getta; l’utente dovrà cambiare la password al primo accesso. L’amministratore non potrà vedere la nuova password, ma potrà sempre azzerare la password esistente e impostare una nuova password provvisoria.
Quali informazioni sono memorizzate?
Le informazioni che la scuola memorizza sui server di Google sono il nome, il cognome, l’indirizzo istituzionale (del tipo nome.cognome@liceofermimassa.edu.it) e la classe di appartenenza degli studenti.
Gli utenti possono, su propria iniziativa, aggiungere altre informazioni quali il loro numero di telefono, un’immagine di profilo, un’email secondario e altre risorse caricate o create con gli strumenti e i servizi messi a disposizione nella piattaforma.
Cosa succede con le informazioni raccolte?
La scuola ha scelto di mettere a disposizione degli utenti solo i servizi di base: Calendario, Classroom, Drive, Documenti, Gmail, Groups. Non sono attivate i servizi avanzati (come per esempio Youtube, Maps, Blogger,…)
Google si impegna a non utilizzare le informazioni memorizzate tramite questi servizi per scopi pubblicitari (leggi l’Informativa sulla privacy di G Suite for Education).
Quando l’utente lascia l’Istituto deve aver cura di scaricare, salvare ed archiviare i suoi dati che saranno poi cancellati dall’amministratore della piattaforma. L’utente ha 30 giorni di tempo per effettuare questa operazione.
La scuola ha scelto di non gestire i dispositivi mobili sui quali gli utenti possono installare le app per utilizzare i servizi e con i quali gli stessi possono accedere alla piattaforma. In tal modo la gestione di sicurezza dei propri dispositivi e dei dati ivi contenuti è totalmente responsabilità dei singoli utenti.
L’amministratore della piattaforma G Suite for Education per il nostro Istituto è in fase di definizione
Il Responsabile per la protezione dei dati (DPO – Data Protection Officer) Avv. Giannessi Chiara
Informativa su G Suite for Education per i genitori, tutori e maggiorenni.
La presente informativa descrive le informazioni personali che forniamo a Google in relazione agli account e in che modo Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali degli studenti collegate a tali account.
Tramite i loro account G Suite for Education, gli studenti possono accedere e utilizzare i seguenti “Servizi principali” offerti da Google e descritti all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/user_features.html:
Gmail (incluso Inbox by Gmail)
Calendar
Classroom
Contatti
Drive
Documenti
Moduli
Gruppi
Keep
Fogli
Sites
Presentazioni
Talk/Hangouts
Vault
Non consentiamo agli studenti di accedere ad altri servizi Google con i loro account G Suite for Education. Puoi trovare ulteriori informazioni sui Servizi aggiuntivi e in che cosa si differenziano dai Servizi principali nel Centro assistenza, all’indirizzo https://support.google.com/a/answer/6356441; un elenco dei servizi aggiuntivi è disponibile all’indirizzo https://support.google.com/a/answer/181865.
Nell’Informativa sulla privacy di G Suite for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account G Suite for Education. È possibile consultare l’informativa online all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html. Pur consigliando di leggere il suddetto documento nella sua interezza, forniamo di seguito le risposte ad alcune delle domandi più comuni.
Quali informazioni personali raccoglie Google?
Quando crea un account studente, il Liceo Scientifico E.Fermi fornisce a Google determinate informazioni, tra cui il nome, il cognome un indirizzo email (del tipo nome.cognome@liceofermimassa.edu.it) e la password dello studente. Google può inoltre raccogliere informazioni personali direttamente dagli studenti, ad esempio il numero di telefono per il recupero dell’account o una foto del profilo aggiunta all’account G Suite for Education.
Quando uno studente utilizza i servizi di Google, quest’ultima raccoglie anche le informazioni basate sull’utilizzo di tali servizi, tra cui:
– informazioni sul dispositivo, ad esempio modello di hardware, versione del sistema operativo, identificatori univoci del dispositivo e informazioni relative alla rete mobile, incluso il numero di telefono;
– informazioni di log, tra cui dettagli di come un utente ha utilizzato i servizi Google, informazioni sugli eventi del dispositivo e indirizzo IP (protocollo Internet) dell’utente;
– informazioni sulla posizione ricavate tramite varie tecnologie, tra cui l’indirizzo IP, GPS e altri sensori;
– numeri specifici delle applicazioni, come il numero di versione dell’applicazione;
– cookie o tecnologie analoghe utilizzate per acquisire e memorizzare le informazioni relative a un browser o dispositivo, come la lingua preferita e altre impostazioni.
In che modo Google utilizza queste informazioni?
Nei Servizi principali di G Suite for Education, Google utilizza le informazioni personali degli studenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari nei Servizi principali e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali.
Il Liceo Scientifico E.Fermi non offre l’accesso a Servizi aggiuntivi di Google.
Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?
No. Per gli utenti di G Suite for Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account G Suite for Education) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l’utente ha eseguito l’accesso con un account G Suite for Education.
Mio figlio può condividere informazioni con altre persone utilizzando l’account G Suite for Education?
Il Liceo Scientifico E.Fermi consente agli studenti di accedere a servizi Google come Documenti Google e Google Sites, che includono funzioni in cui gli utenti possono condividere informazioni con altri o pubblicamente. Quando gli utenti condividono informazioni pubblicamente, queste potrebbero essere indicizzate da motori di ricerca come Google.
Google divulga le informazioni personali di mio figlio?
Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
– Dietro consenso del genitore o tutore. Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano G Suite for Education, se ha il consenso dei genitori (per i minori).
– Con il Liceo Scientifico E.Fermi. Gli account G Suite for Education, in quanto account gestiti dalla scuola, consentono agli amministratori l’accesso alle informazioni in essi archiviate.
– Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di G Suite for Educatione di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
– Per motivi legali. Google comunica informazioni personali a società, organizzazioni o persone che non fanno parte di Google qualora ritenga in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per:
Adempiere a leggi o norme vigenti, procedimenti legali o richieste governative obbligatorie.
Applicare i Termini di servizio vigenti, compresi gli accertamenti in merito a potenziali violazioni.
Individuare, prevenire o far fronte in altro modo a frodi, problemi tecnici o di sicurezza.
Tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, degli utenti di Google o del pubblico, come richiesto o consentito dalla legge.
Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.
Quali sono le scelte a cui ho diritto come genitore o tutore?
Innanzitutto, puoi autorizzare la raccolta e l’utilizzo dei dati di tuo figlio da parte di Google. Se non dai il tuo consenso, il Liceo Scientifico E.Fermi non creerà un account G Suite for Education per tuo figlio e Google non raccoglierà e non utilizzerà i dati di tuo figlio, come descritto in questa informativa.
Se autorizzi tuo figlio a utilizzare G Suite for Education, puoi accedere o richiedere l’eliminazione dell’account G Suite for Education rivolgendoti tramite la segreteria all’amministratore della piattaforma. Se desideri interrompere ogni ulteriore raccolta o utilizzo dei dati di tuo figlio puoi richiederci di utilizzare i comandi del servizio disponibili per limitare l’accesso di tuo figlio a determinate funzioni o servizi oppure eliminare completamente l’account di tuo figlio. Tu e tuo figlio potete anche visitare https://myaccount.google.com dopo aver eseguito l’accesso all’account G Suite for Education per visualizzare e gestire le informazioni personali e le impostazioni dell’account.
A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?
Se hai domande su come utilizziamo gli account G Suite for Education di Google o su quali scelte hai a disposizione, rivolgiti tramite la segreteria all’amministratore della piattaforma. Per ulteriori informazioni su come Google raccoglie, utilizza e divulga le informazioni personali per fornirci i servizi, ti invitiamo a leggere G Suite for Education Privacy Center (in inglese, all’indirizzo https://www.google.com/edu/trust/), l’Informativa sulla privacy di G Suite for Education (in italiano, all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html) e le Norme sulla privacy di Google (in italiano, all’indirizzo https://www.google.com/intl/it/policies/privacy/).
I Servizi principali di G Suite for Education ci sono forniti ai sensi del Contratto relativo a G Suite for Education (online) (all’indirizzo https://www.google.com/apps/intl/it/terms/education_terms.html) e la rettifica dell’elaborazione dati (in inglese, all’indirizzo https://www.google.com/intl/it/work/apps/terms/dpa_terms.html)].
Il titolare del trattamento
IL DIRIGENTE SCOLASTICO
Stefania Figaia
In allegato, una copia del regolamento di GSuite che l’utente accetta di seguire al momento dell’iscrizione.